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Anforderungen der digitalen Archivierung
Die Checkliste für Ihr digitales Archiv
Ein gutes Archivsystem unterliegt bestimmten Anforderungen:
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Das Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst nicht verloren gehen oder gelöscht werden können.
- Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein.
- Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
- Während seiner vorgesehenen Lebenszeit darf das Dokument weder gelöscht oder zerstört werden können.
- Das Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder abgebildet werden können.
- Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Software-Versionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (Bundesdatenschutzgesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme, Darmstadt.